wrzesień-październik 2016

Drodzy Państwo

W powakacyjnym numerze naszego magazynu, będzie o standardach w biznesie. Bynajmniej nie chodzi tu o ocenę postępowania czy to w sprzedaży czy w zarządzaniu (standardy etyczne), a o ułożony proces jakim  jest np. standardy wizyty handlowej czy rozmowy z podwładnym. Standardy mają swoich zwolenników ale i przeciwników. Ci drudzy uważają, że „standard” zabija kreatywność. Jednak dobrze skonstruowany oraz odpowiednio zastosowany, jest doskonałym narzędziem zwiększenia skuteczności postępowania. Kiedy i w jakich sytuacjach sprawdzają się standardy, w pierwszym artykule biuletynu.

Drugi artykuł to rozważania nad pojęciem aktywna sprzedaż. Czego oczekujemy od „aktywnej sprzedaży” i czym się różni od sprzedaży „nieaktywnej”.  W jaki sposób, MY, zespół konsultantów avbcPolska, rozumiemy „aktywną” sprzedaż?

W maju 2016 na rynku amerykańskim pojawiła się bardzo ciekawa książka dotycząca skuteczności zarządzania zespołem sprzedażowym. Wydana samodzielnie i w niewielkim nakładzie przez firmę doradczą, obfituje w wiele praktycznych i gotowych do wykorzystania narzędzi. Opisujemy i zdecydowanie rekomendujemy.

Na koniec, standardowo artykuł z bloga Alexandra Verweyena, naszego niemieckiego partnera, poświęcony zmorze większości firm czyli zebraniom: nieefektywnym, niezorganizowanym i często męczącym.

Jako, że większość z nas już wróciła do zajęć po wakacjach, przystąpmy do pracy ze zdwojoną siłą, póki w nas energia drzemie.

Maciej Kowalski

W tym miesiącu:

  1. Standardy w biznesie
  2. Aktywna sprzedaż
  3. avbc poleca: „The high-impact sales manager”
  4. Trochę po niemiecku… Effektive Meetings gestalten

1. Standardy w biznesie

Standardy postępowania to świetne narzędzie (niekiedy zwane skryptem) sprawdzające się w wielu sytuacjach. Najprościej mówiąc standard to uporządkowana sekwencja czynności (instrukcja obsługi) np. prowadzenia rozmowy telefonicznej, prezentacji produktowej albo wizyty handlowej w przychodni, których zadaniem jest działanie w zgodzie z wypracowanymi najlepszymi praktykami. Standardy sprawdzają się wszędzie. Niekiedy mają kształt formuły kilku konkretnych pytań a niekiedy składają się z wielu elementów obejmujących przygotowania, proces, działania „po” itd… Najlepiej zobrazować to przykładem:  przedstawiciel medyczny ma zadanie w przeciągu krótkiej 10-15 minutowej rozmowy z lekarzem, dokonać prezentacji nowego produktu, zweryfikować skuteczność prezentacji i jednocześnie maksymalnie przekonać lekarza do nowości. Aby spotkanie było rekordowo efektywne, wizyta musi być wcześniej umówiona, trzeba uzgodnić niezbędną ilość czasu, trzeba wziąć ze sobą produkt oraz materiały wspomagające (muszą działać np. tablet), trzeba przećwiczyć rozmowę (wszak to tylko 15 minut), trzeba zadać konkretne (nie dowolne) pytania i trzeba być przygotowanym, że nie będzie 15 lecz 10 minut…  Standard w takim przypadku jest bardzo rygorystyczny i nie pozwala na dużo swobody. Zazwyczaj zawiera kilka wariantów otwarcia rozmowy, kilka wariantów pytań. Efekt, który ma być uzyskany w wyniku takiej wizyty nie pozostawia dużego pola do improwizacji i NIE POWINIEN. Ograniczenie czasowe, okoliczności (przychodnia, pośpiech) mała cykliczność wizyt powodują że chcemy żeby wizyta udała się na 100%.

Co daje standard w takim przypadku? Ogromną pewność, iż nie pominiemy żadnego z istotnych elementów a zatem, że wizyta będzie oczekiwanie produktywna. Że zrealizujemy plan, że będziemy przygotowani na większość typowych zakłóceń. Ta sama wizyta „zorganizowana” w sposób luźny, mocno improwizowany (nawet jeśli będą jej przyświecać doskonałe założenia) będzie w większości przypadków jałowa. Może się nawet okazać, że przypadkiem zejdzie na inne tory  ale … odbędzie się. Handlowiec odkreśli zadanie jako wykonane. Pytanie, czy o to nam chodzi…

Kolejnym ważnym elementem jest możliwość korygowania/ulepszania standardu postępowania. Wszelka skodyfikowana, formalnie uregulowana procedura może być poddawana ciągłej weryfikacji i modyfikowaniu. Jeżeli wizyta odbywa się ad hoc i jest wynikiem splotu niespodziewanych (nieplanowanych okoliczności), niezwykle trudne jest dokonanie analizy i przygotowanie ulepszeń.

Przykładów zastosowania standardu można przytaczać mnóstwo. A i każdy standard wygląda inaczej. Niemniej powinien bazować na pewnych regułach. Najważniejszą zasadą przy konstruowaniu owego „przepisu” jest wyważenie pomiędzy swobodą postępowania a elementami koniecznymi. Można bowiem przesadzić i zbudować procedurę, która będzie doskonała ale nie będzie się sprawdzała w życiu. Może się też zdarzyć, że osoba działająca w zgodzie ze standardem będzie nienaturalna w swoim postępowaniu i uzyskamy zupełnie odwrotny efekt (częsty przypadek w telemarketingu). Ważne są też odpowiednie przygotowanie do pracy ze standardem i umiejętność jego modyfikacji.

Tak czy inaczej, istnieją sytuacje (jest ich wbrew pozorom sporo), w których swoistego rodzaju kodeks oraz wytyczne do działania są niezwykle pomocne czy wręcz konieczne aby podnieść efektywność działań. Warto zatem dokładnie przeanalizować własną działalność i zastanowić się czy pojawiają się sytuacje, w których ścisłe procedury mogą okazać się pomocne.

http://www.avbc.pl/oferta/warsztaty-szkolenia/warsztaty-sprzedazowe/standard-dzialania/

2. Aktywna sprzedaż – oczekiwanie na przedsiębiorczość handlowca

Czym różni się „aktywna” sprzedaż od nieaktywnej? Wielokrotnie otrzymujemy zapytania o zorganizowanie warsztatów dotyczących aktywnej sprzedaży. Gdy zgłębimy oczekiwania, dowiadujemy się, że często chodzi o aktywizację handlowców, swoistego rodzaju zaangażowanie lub wybicie z rutyny, odświeżenie wiedzy. A niekiedy wręcz o spowodowanie wykonywania większej ilości telefonów lub wizyt handlowych. Aktywność jest tu rozumiana jako zwiększenie wydajności i zmotywowanie handlowca do samodzielnego podejmowania przez niego większego wysiłku na rzecz zwiększenia sprzedaży. Warsztaty/szkolenia takie sprowadzają się głównie do uświadomienia procesu sprzedaży oraz doskonaleniu procesów komunikacyjnych.

W avbcPolska jednak zupełnie inaczej postrzegamy aktywną sprzedaż. Rozumiemy przez to zespół działań, których celem jest wyprzedzenie zachowania/oczekiwań Klienta. W przeciwieństwie do szkoleń, które uczą wydajności oraz efektywności w procesie sprzedaży, wdrożenie aktywnej sprzedaży wiąże się z „przestawieniem” działania całej firmy na inny sposób funkcjonowania. Jest to pewnego rodzaju filozofia kontaktu z Klientem łącząca elementy relacji długofalowej, sprzedaży doradczej oraz wrażliwości NA i wyszukiwania okazji. Aktywna sprzedaż to mocna współpraca ze swoim odbiorcą. To dobre zrozumienie jego biznesu i np. „wzmacniające się” wpasowanie się w jego działalność. To wyjście z nową propozycją i nową ofertą, często będącą zaskoczeniem dla niego. Różnica polega na przeniesieniu „aktywności” albo przejęciu jej części od Klienta. Teraz to Ja, dostawca podpowiadam czego Ty drogi Kliencie nie wiesz albo czego nie zauważasz. Takie podejście zupełnie zmienia formułę sprzedaży i zwielokrotnia szansę na współpracę. Jakże lepiej dzwoni się do osoby, lub spotyka się z nią wiedząc że mamy coś wyjątkowego, skrojonego dla niego, co będzie wartością samą w sobie. Wspomniana orientacja nie dotyczy tylko i wyłącznie biznesu B2B.  W przypadku obsługi Klienta detalicznego sprowadza się również do wybiegania i często myślenia „za Klienta”. I w tym przypadku istotne jest podejście całej organizacji. Wiąże się to bowiem z „wyposażeniem” handlowca w umiejętność zadawania właściwych pytań, błyskawicznego nawiązywania relacji i zdobywania zaufania, odpowiednio spreparowanej oferty (wariantowość) oraz praktykowania i ciągłej obserwacji i weryfikacji/modyfikacji takiej relacji.

Odpowiedzialność za sprzedaż aktywną rozkłada się na całą organizację. Działania handlowca nie ograniczają się już bowiem do sprzedaży oferty lecz wymagają kreatywności, bycia właściwie przygotowanym, a od pozostałych działów doskonałego wyszkolenia handlowca, odpowiedniej oferty, komunikacji wykraczającej poza standardowe zachowania, otwartości i przychylności na nietypowe sytuacje. Aktywna sprzedaż to przejście na „poziom wyżej”. To filozofia, która w każdym członku organizacji ma wzbudzić przedsiębiorczość.

http://www.avbc.pl/oferta/warsztaty-szkolenia/warsztaty-sprzedazowe/

3. The high-impact sales manager – N.Behar, D.Jacoby, R.Makela …

salesmanagerŚwieża, jeszcze ciepła praca autorstwa założycieli Sales Readiness Group. Niewielka w formie i objętości lecz bogata w cenne uwagi. Książka, a w zasadzie mocno rozbudowana broszura, kryjąca w sobie konkretne narzędzia i sprawdzone rady. Nie jest to pozycja, której mocną stroną jest teoria wręcz przeciwnie została sprowadzona do niezbędnego minimum. W zamian otrzymujemy to czego tak naprawdę oczekujemy od poradników pisanych przez praktyków. I ten pragmatyzm wyczuwa się na każdej stronie. Autorami są założyciele i konsultanci jednej z bardziej znanych firm szkoleniowo-doradczej, specjalizujący się w podnoszeniu efektywności działań sprzedażowych oraz kreowaniu skutecznych zespołów sprzedażowych. Z książki dowiemy się w jaki sposób wyjść poza rutynę i uwolnić potencjał sprzedażowy drzemiący we własnym zespole. Zatem jak budować zespół już na etapie kompletowania jego członków, jak zarządzać wydajnością bazując na zachowaniach, które napędzają i motywują do działań, w jaki sposób pracować na rzetelnych prognozach i jak je sporządzać, jak być coachem dla swojego zespołu i jak indywidualnie pracować z handlowcami (temu zagadnieniu poświęcono sporo uwagi, wychodząc z założenia, że menedżer to nie tylko osoba, która wymaga ale przede wszystkim wspomaga i ukierunkowuje). Nie ma tu technik sprzedażowych, opowieści o modelach komunikacji. Nic z tego. Na stronach zawarte są porady czysto techniczne, wymagające rzecz jasna adaptacji do własnej sytuacji, ale są to najczęściej drobne modyfikacje. Po przeczytaniu opracowania nie zostaje się zatem z jakże częstymi pytaniami: od czego zacząć, jak się za to zabrać.  Wręcz przeciwnie, pozostajemy z dziwnym uczuciem niesamowitej pewności siebie, iż większość opisanych tam działań i sugestii jest do zrealizowania (są gotowe wzorce, tabele), i że można to zrobić samodzielnie. Podtytuł książki: „praktyczny poradnik” faktycznie oddaje zawartość: użyteczność i możliwość natychmiastowej implementacji.

Powiada się, że to co najprostsze okazuje się być najlepszym.  Właśnie takie podejście i taki język towarzyszy lekturze niniejszej publikacji. Dawno nie czytałem podobnie profesjonalnej (od strony praktycznej) treści, z czystym sumieniem polecam wszystkim szefom sprzedaży.

Wydawca: Sales Readiness Group:

https://www.amazon.com/High-Impact-Sales-Manager-No-Nonsense-Performance/dp/0997464003

4. Effektive Meetings gestalten

Meetings sind oft zeitraubend und wenig informativ. Besuchen Sie deshalb unser Führungstraining und lernen Sie, wie man effektive Meetings gestaltet.

Warum sind Meetings selten effektiv?

Meist scheitern Meetings an einer schlechten Vorbereitung. Denn wenn die Teilnehmer vor dem Meeting keine umfangreiche Agenda erhalten, können Sie sich auch schlecht auf das Meeting vorbereiten. Die Folge? Die Mitarbeiter haben die benötigten Unterlagen nicht zur Hand und müssen erst auf den neuesten Stand gebracht werden. Dadurch müssen in jedem Meeting wieder Informationen wiederholt werden und wertvolle Zeit geht verloren.
Ein anderes großes Problem ist oft die Zeitplanung. Denn wenn der Zeitplan für das Meeting häufig nicht eingehalten wird, kommen viele Kollegen zu spät oder müssen vorzeitig gehen, weil sie einen anschließenden Termin haben.

Damit diese Probleme bei Ihnen in Zukunft nicht weiter auftreten, empfehlen wir Ihnen ein Führungstraining für effektive Meetings zu besuchen!

Effektive Meetings gestalten

Damit die oben genannten Probleme bei Ihnen zur Vergangenheit gehören, sollten Sie einige Regeln bei der Planung und Durchführung von Meetings beachten! Noch mehr Tipps und Tricks zur erfolgreichen Gestaltung von Meetings, erhalten Sie im Führungstraining.

  • Wichtig ist, dass sich jeder Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten kann. Deswegen sollten Sie vor dem Meeting eine Agenda veröffentlichen. Diese sollte neben Ort, Uhrzeit und Anwesenden auch eine Übersicht über die zu besprechenden Themen enthalten. So kann jeder Teilnehmer eventuell benötigte Unterlagen mitbringen.
  • Beginnen Sie das Meeting immer pünktlich und warten Sie nicht bis alle anwesend sind. Sie werden sehen, in kürzester Zeit werden alle Mitarbeiter pünktlich erscheinen. Ganz wichtig ist deshalb natürlich auch, dass Sie selbst 5 bis 10 Minuten vorher schon da sind und alles vorbereiten.
  • Vereinbaren Sie gemeinsam mit den Teilnehmern Regeln für die Meetings. Diese könnten zum Beispiel beinhalten, dass Handys grundsätzlich ausgeschaltet sein müssen oder alles Besprochene vertraulich bleibt. Welche Regeln außerdem noch sinnvoll sind, erfahren Sie im Führungstraining.
  • Wenn Sie im Vorfeld schon einen Agenda mit einem genauen Zeitplan aufgestellt haben, sollten Sie sich im Meeting auch daran halten. Das heißt Sie müssen eventuell auch mal Themen beenden und Sprechende höflich unterbrechen. Falls am Schluss noch Zeit bleibt, können Sie dieses Thema ja nochmal aufgreifen. Lernen Sie im Führungstraining, wie Sie Ihren Zeitplan durchsetzen können, ohne dabei unhöflich zu wirken.
  • Genau für solche Fälle oder während des Meetings aufkommende Themen, sollten Sie am Ende des Meetings grundsätzlich noch 10 Minuten Puffer einplanen. Falls diese Zeit doch nicht benötigt wird, können Sie das Meeting auch eher beenden.
  • Verteilen Sie im Meeting anfallende Aufgaben ruhig an Ihre Mitarbeiter. Fragen Sie dabei in die Runde wer die Aufgabe übernehmen will und legen Sie nicht selbst jemand fest.
  • Ebenso wichtig, wie der pünktliche Anfang des Meetings, ist auch das pünktliche Ende. Nur so können die Anwesenden ihre Zeit richtig einteilen und Sie vermeiden, dass Teilnehmer vorzeitig das Meeting verlassen. Falls Sie doch einmal überziehen müssen, fragen Sie unbedingt alle Anwesenden, ob Sie damit einverstanden sind.
  • Veröffentlichen Sie im Anschluss an das Meeting ein Protokoll, auf dem alle wichtigen Fakten festgehalten sind. Damit stellen Sie sicher, dass die verteilten Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.
  • Oftmals haben auch Ihre Mitarbeiter gute Ideen, wie Sie ihre Meetings noch weiter verbessern können. Planen Sie deshalb ab und an Zeit für Verbesserungsvorschläge in Ihren Meetings ein.

Artykuł pochodzi z bloga naszej partnerskiej firmy:

http://www.alexanderverweyen.com/news/fuhrungstraining-fur-effektive-meetings/

http://www.avbc.pl/oferta/warsztaty-szkolenia/prezentacja/efektywne-prowadzenie-spotkan/

VSPA Design
Facebook